過去大家對辦公室的印象總停留在間隔分明的工作桌，每位員工擁有自己的工作空間，然後高層又會擁有自己的私人辦公室，與基層員工區間分明。然而隨著工作習慣和模式的轉變，傳統辦公室模式逐漸受到挑戰，更開放、鼓吹共用和溝通的新設計亦相繼面世。到底企業們如何尋找適合自己的辦公室模式呢？
最初的挑戰者是開放式辦公室(Open Office)，這種模式取消了員工間的間隔，讓他們圍坐在一張大枱，部份企業又會取消封閉式的會議室或老闆房。這種設計被認為能夠加強員工之間的溝通，讓彼此間更能擦出火花，發揮創意。
近年最受歡迎的則是Hot-desking辦公室，模式將開放式理念發展到極致，取消員工的個人辦公桌全部轉為共用。讓員工能夠自由地選擇自己的座位輪流使用，使到辦公室的座位更靈活運用。
Hot-desking模式近年大行其道，源於許多行業的工作模式由個人轉變為團隊合作，要求部門內，甚至部門間良好的溝通和交流。對於某些需要經常交流和溝通的行業例如廣告、推廣、IT等，Hot-desking使到員工間更樂意溝通和分享，使合作更順利。
而對企業而言，設置Hot-desking辦公室能夠為節省物業成本。隨著混合工作模式的盛行，不少工作以居家工作或流動工作的形式進行，許多部門的員工可能長期在外工作，為員工預留辦公桌或私人辦公室其實是浪費土地資源，白白添加租用和營運辦公費的費用。透過Hot-desking設計，企業可以減少辦公室的座位數，或將多出的空間改建成會議室或會客室，進一步善用辦公室空間，或減少租用的面積。
其中一個對Hot-desking最熱切的行業正是銀行業。花旗、滙豐、恆生等多家銀行早於2019年前就開始將員工的工作環境轉變為非固定的共用辦公桌。據最早推行Hot-desking的花旗的調查顯示，有80%的受訪員工認為在新的開放式工作環境生產力更高，亦有83%的人認為新模式更有利合作，87%的人認為新模式讓他們與上司更容易接觸。
滙豐行政總裁祈耀年(Noel Quinn)最近宣布取消倫敦總行的行政人員樓層，全面改為Hot-desking辦公室。祈耀年指出許多員工反映希望工作更具彈性，加上許多高層人員有超過一半時間都在出差，專用辦公室缺乏實用價值。
當然，沒有一辦公室模式是沒有缺點的，企業應仔細考慮業務形式是否適合Hot-desking或開放式辦公室。例如從事創作或需要共同完成任務的企業，或者架構內有許多員工不時都要在外工作就十分適合開放式辦公室設計。相反，開放式的辦公室亦要面對不少潛在的缺點，例如員工會擔心上司或同事以開放式辦公室開揚的設計互相監視，變相削弱了同事間的信任，合作時有機會因而發生磨擦。沒有特定的座位、共用辦公桌和其他傢俬等安排也會令員工感到私隱度不足，缺乏私人空間，難以同時應付不同工作和資訊，同時也會影響處理機密文件和接聽客戶電話，令員工難以妥善工作。開放式辦公室大幅提高了員工的人口密度，辦公室空氣不流通，二氧化碳含量大大提高，除了減低工作質素以外，長遠更可能影響員工健康；同時密集而共用的空間也會使傳染病菌容易散播，僱主在流感高峰期就需要更加注意辦公室環境清潔。
幸好透過IoT技術，能夠協助企業克服開放式設計的部份缺點，並且強化辦公室的營運達致數據化、智能化和自動化，進而比原有設計節省更多的成本。
例如使用IoT加強保安，為員工每人配備只能以個人職員證或面容識別技術開啟的儲物櫃，供放置個人物品和重要文件，讓員工感到受重視及更能保護機密文件。
將智能插座引入Hot-desking辦公桌，員工可以透過控制平台了解到室內辦公桌的使用情況。管理層亦可以了解到員工的值勤情況，方便安排哪部份員工回辨公室，哪部份員工維持在家工作，協助企業更有效地分配座位。IoT功能亦能控制電源供給，在員工選擇座位後自動開啟電源，並在下班後自動登出和斷電，減少能源浪費節省能源成本。
辦公室的公共空間和會議室都可以裝設動作感應器，空間無人使用就中斷電力和照明，減少能源浪費。
IoT可以確保室內的空氣質素。溫度感應器同時監測溫度、濕度、污染物、懸浮粒子的程度，和室內的冷氣和空氣清新機聯動，一旦空氣質素低於某個標準就自動啟動，以保障員工的健康和工作效率。
IoT技術同時為企業收集大數據。設備的運作和感應情報都會傳送至中央平台，管理者可以透過圖表等方式視覺化閱讀和分析數據，提升對辦公室環境的感知力。當中包括辦公室的溫度與濕度、空間佔用情況、耗電量、保安記錄等等，企業掌握這些數據後，就可以進一步改善辦公室的運作情況，提升營運效率。
進入IoT的時代，各行業都爭相應用物聯網技術，以提升工作效率及降低營運成本。AVANT Innovations為企業客戶提供全面的IoT智能辦公室升級方案，使用IoT設備將辦公室的裝置及系統連成一體，用戶能夠輕鬆控制辦公室內的環境、影音、電話系統、空間運用和保安。智能辦公室同時間為管理者收集大數據，讓企業對辦公室的運作更了解，提升公司政策的靈活度。
隨著技術成熟，IoT設備成本已大幅下降，加上利用無線方式連接安裝容易，企業升級時無需進行鑽牆或鋪線等大工程，安裝成本得以大大降低，加上具有可擴展性，讓企業可以按照自己的預算去安排合適的IoT升級。
如果客戶希望了解更多如何實施科技轉型以滿足辦公環境的全新需求，歡迎致電2177 1177或電郵marketing@avant-i.com.hk與我們的專家進行諮詢，或預約新蒲崗智能體驗中心參觀
Kommentit